AFPESP 90 anos: uma história de realizações em benefício do servidor público

Neste ano, a Coordenadoria das Unidades de Lazer atuou na melhoria das instalações das unidades de lazer para garantir mais comodidade, conforto, segurança e bem-estar aos associados da AFPESP. Com a retomada gradual das atividades, foi possível usufruir de maior número de atividades: xadrez gigante, bicicletas, reformas dos playgrounds e brinquedotecas, academia ao ar livre e outras. Houve ainda a modernização da estrutura das unidades, como a instalação de fechaduras eletrônicas e a atualização dos sistemas de câmeras de segurança. A implantação do protocolo alimentar também agradou os associados, com a regionalização dos cardápios.

Viagens e excursões são administradas pela Coordenadoria de Turismo, que, neste ano, fez parcerias com operadoras de turismo para oferecer valores diferenciados e atrativos aos associados para roteiros nacionais e internacionais, resorts, hotéis e pousadas, pacotes marítimos, aéreos e rodoviários; e organizou excursões para as cidades de Capitólio e Monte Verde (MG) e para Aparecida do Norte, Águas de Lindóia e Lins (SP). Foram, ainda, retomadas as parcerias com parques para venda de ingressos consignados com desconto.

Em 2021, a Coordenadoria de Educação e Cultura intensificou seus trabalhos nas produções de conteúdos digitais, todas de caráter formativo. Diversos programas foram realizados: cursos artísticos e culturais, via plataformas on-line, e pedagógicos técnico-instrumentais, além de workshops de tecnologia e cursos de idiomas, também por meio de plataformas digitais. Outros destaques foram: atividades culturais na biblioteca, Momento Jornada Cultural, Cine AFPESP, Coral AFPESP — essa programação se desenvolveu em grupos no WhatsApp e programas gravados.

A Coordenadoria de Gestão Administrativa das Unidades Regionais, que este ano arrecadou mais de 10 mil peças de roupas para serem doadas no inverno, participou de uma campanha permanente de arrecadação de lacres, tampinhas, blísteres e pilhas. Além das campanhas de Dia das Crianças e Outubro Rosa, da participação na doação de enxovais para entidades carentes nas Unidades Regionais de Araraquara, Franca, Ribeirão Preto e São José do Rio Preto, a coordenadoria também cuidou da inauguração das Unidades Regionais de Guarulhos, São Bernardo do Campo e Bragança Paulista, bem como realizou obras e benfeitorias em todas as unidades regionais da AFPESP.

A Coordenadoria de Obras atuou de forma marcante para realizar atividades com soluções para minimizar o consumo de bens naturais e utilizar recursos renováveis e econômicos, com destaque para as seguintes atividades: entrega da Unidade de Lazer AFPESP Peruíbe II (foto); reabertura das Unidades de Lazer AFPESP Socorro, Monte Verde e Areado (com obras de melhorias operacionais e segurança); recuperação estrutural da Unidade de Lazer AFPESP Itanhaém; obras da Fazenda Termas de Ibirá, que será inaugurada em breve; retrofit de alguns andares da Sede Social; reativação da Unidade CBI, que contempla a reestruturação da biblioteca e da sala para cursos de artes plásticas, além da instalação de um espaço de convivência, uma cafeteria e uma galeria de artes; entre muitas outras ações.

As atividades organizadas pela Coordenadoria de Esportes na Sede Social foram retomadas de modo presencial desde janeiro, sempre respeitando os protocolos sanitários e com número reduzido de praticantes. Atualmente, a coordenadoria oferece aulas de yoga, pilates de solo e estúdio, além de disponibilizar ao associado o Gympass, graças a uma parceria com a AFPESP, que viabiliza acesso a qualquer academia que esteja em seu plano.

Outra importante área é a de Gestão de Pessoas que, em 2021, realizou a implantação da plataforma de Ensino a Distância EVOLUIR, ações de bem-estar em unidades de lazer — relacionadas à saúde mental e às medidas de prevenção à Covid-19 —, treinamento de marketing pessoal, orientações em relação à regulamentação do trabalho home office e outras ações.

A Coordenadoria de Assistência à Saúde teve, ao longo do ano, como principais conquistas a regularização do Ambulatório Médico junto ao Conselho Regional de Medicina, a realização da campanha de vacinação contra a gripe, o convênio com o Iamspe (Instituto de Assistência Médica ao Servidor Público Estadual) e com laboratórios para exames clínicos (Lavoisier, Delboni Auriemo, Cytolab, Previlab e outros). Realizou ainda a atualização do cadastro de profissionais e clínicas que concedem descontos aos associados, além de diversas campanhas temáticas: Janeiro Branco, Outubro Rosa, Novembro Azul e Dezembro Laranja.

A Coordenadoria Social da AFPESP realizou doações de alimentos, roupas, com destaque para a Campanha do Agasalho junto a diversas instituições: Lar Batista de Crianças e Adolescentes, Grupo Espíritas Samaritano, Caminho da Vida (amparo a idosos carentes), Lar do Amor Cristão e outras.

Aspectos ambientais e sustentabilidade sempre foram temas de valor para a AFPESP e este ano foi instituída a Política de Meio Ambiente na entidade, graças ao trabalho da Coordenadoria de Meio Ambiente. Dentre as ações ambientais realizadas, destacam-se o levantamento dos animais silvestres nas unidades de lazer em Ibirá, Socorro, Serra Negra e Amparo, com o registro de mais de 100 espécies de aves, 13 de anfíbios e 14 de mamíferos; a identificação de árvores das unidades de lazer que receberão placas com as informações; o plantio de 90 árvores frutíferas na Unidade de Lazer AFPESP Serra Negra; e as campanhas de conscientização ambiental voltadas aos associados e colaboradores, entre várias outras ações. No dia 10 de novembro, a AFPESP assinou o Acordo Ambiental São Paulo, assumindo compromisso voluntário de redução de emissão de gases de efeito estufa, a fim de conter o aquecimento global abaixo de 1,5°C, corroborando compromisso da CETESB com a COP26.

Outro destaque do ano: a Central de Relacionamento reformulou a política de cancelamento de reservas a fim de simplificar o procedimento para os associados e implantou um novo sistema de telefonia com orientação automática, 24 horas por dia, para os serviços de reservas e cadastros. Realizou ainda uma campanha de atualização cadastral para tornar mais eficiente o envio de comunicados sobre a abertura dos períodos de hospedagem, a regularização de débitos, a oferta de benefícios e parcerias, entre outras ações.

A interação entre as áreas da AFPESP mudou, estamos mais próximos e isso é essencial para atender os associados com mais qualidade e rapidez. A maior demanda da Ouvidoria sempre se originou nas unidades de lazer, todavia em 2021 houve um pico de manifestações voltado para as áreas de Reservas e Controladoria, em razão da pandemia de Covid-19 e do consequente fechamento temporário das ULs; contudo, a situação tem voltado ao normal com a melhoria nos índices da pandemia e a consequente retomada das atividades. A Ouvidoria também tem investido na comunicação para torná-la mais eficiente, rápida e leve, criando maior aproximação com os associados. A reputação da AFPESP na plataforma do Reclame Aqui foi um grande desafio que está sendo realizado com maestria, pois a avaliação mudou de “não recomendada” ou “ruim” para “ótima”, graças a um intenso trabalho. Tendo em vista a melhoria do atendimento aos associados, a Ouvidoria participa do novo projeto CRM – Gestão de Relacionamento com Cliente, ou seja, a Gestão de Relacionamento com Associados, e ainda está representada no Comitê da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) para o mapeamento e a implementação dessa nova diretriz legal.

Para zelar pela totalidade dos bens da associação, o departamento de Patrimônio cuidou de diversas ações para o controle efetivo do acervo patrimonial da AFPESP, assegurando que todas as decisões gerenciais sejam tomadas com base em informações fidedignas e que prejuízos financeiros sejam evitados. Inventários periódicos são realizados na Sede Social, nas unidades regionais e nas unidades de lazer. Hoje há uma integração de sistemas de inventário que possibilita maior produtividade e efetividade nas atividades desse departamento.

Para assegurar a eficiência dos processos de gestão, o departamento de Auditoria Interna mapeia os principais objetivos e necessidades da AFPESP junto à Diretoria Executiva, agregando a visão dos gestores das áreas. As auditorias são realizadas em unidades de lazer e departamentos da sede e prédios anexos para avaliar e informar as fragilidades aos responsáveis, por meio de relatórios de auditoria gerenciais apresentados às áreas e à diretoria, com recomendações de melhoria e solicitação/acompanhamento de planos de ação.

Uma entidade com a dimensão e importância da AFPESP requer uma gestão econômica e financeira focada no controle e na eficiência. Assim, a maior parte das operações e decisões no que se refere a esses quesitos está sob a responsabilidade da Diretoria Econômico-Financeira (DEF), que tem sob seu comando a Controladoria. A DEF compõe com a Controladoria a equipe de implantação do novo sistema de gestão integrada (ERP), envolvendo os processos de compras, controle orçamentário, contas a pagar, estoques, inventário, contabilidade, financeiro e de integração com os bancos. A segunda fase do projeto ERP, com conclusão prevista para dezembro deste ano, incorporará todos os processos de entradas (receitas), contas a receber e demonstrações contábeis. Paralelamente está em andamento, sob a liderança da DEF, o desenvolvimento do sistema EPM (Enterprise Performance Management), de planejamento, gestão orçamentária, geração de fluxo de caixa e de relatórios de resultado. A DEF atuou fortemente no acompanhamento das ações judiciais, relativas às pendências tributárias, junto à assessoria jurídica responsável, que em 2021 resultaram numa economia em favor da AFPESP da ordem de R$ 6,1 milhões.

Caracterizada por adotar as melhores práticas de governança corporativa do mercado, a DEF instituiu a área de Controles Internos e Riscos com a finalidade de prevenir fraudes e erros, danos de reputação e de imagem e prejuízos financeiros para a associação. A Diretoria Econômico-Financeira gerenciou os investimentos da associação a fim de equilibrar o aumento dos rendimentos com menor exposição ao risco, amortecendo os impactos gerados em função da pandemia causada pela Covid-19; centralizou a folha de pagamento dos colaboradores; instalou um caixa eletrônico no saguão da Sede Social; e implementou o empréstimo consignado, permitindo que os colaboradores tenham acesso à captação de recursos financeiros a uma taxa de empréstimo reduzida com isenção de tarifas por cinco anos. Houve ainda a permuta de um imóvel da AFPESP para adquirir uma unidade de lazer em São Lourenço (MG), um hotel em boas condições de uso, que em poucos meses já iniciou suas atividades, gerando recursos e agregando valor aos associados.

A Controladoria da AFPESP é responsável por compilar e facilitar o acesso a dados financeiros e contábeis para que os gestores possam chegar a uma unidade na tomada de decisão. Durante a pandemia, a fim de superar as muitas adversidades, o departamento tomou medidas para garantir uma administração eficiente, capaz de manter os negócios saudáveis e lucrativos. Entre as principais ações, o departamento adotou iniciativas como a mudança no perfil de investimentos financeiros da associação; parceria com o Itaú Unibanco com a finalidade de trazer benefícios para os colaboradores; eficiência na gestão do patrimônio imobiliário da entidade; e gestão e revisão de contratos para contenção e equilíbrio de despesas.

A Sede Social da AFPESP é a “casa” que abriga 246 mil servidores públicos civis municipais, estaduais e federais do território paulista, e onde estão concentrados os departamentos e coordenadorias que atuam para administrá-la. Entre as principais ações da Coordenadoria Administrativa destaca-se a implantação de medidas que visam otimizar recursos e melhorar processos nas políticas de recursos humanos. Também como estratégia para lidar com as contingências durante a pandemia foram adotadas iniciativas para reduzir custos operacionais; de manutenção e regularização predial; de prevenção a acidentes; de atendimento a situações médicas, a partir da parceria firmada com o Iamspe; e de melhorias de um modo geral, o que incluiu desde revisão de aspectos de sustentabilidade até a aquisição de novos uniformes corporativos. No período também foram revistas questões administrativas e estatutárias, de modo a buscar sempre o melhor atendimento aos associados. E não podem ficar de fora as reformas, ampliações e demais mudanças estruturais que trouxeram aperfeiçoamento nos serviços oferecidos e nas demandas dos associados e colaboradores.

Em conjunto com a Coordenadoria Social, a Coordenadoria de Eventos agiu para que os associados da AFPESP e seus dependentes ampliassem sua interação com a entidade, com conexão, conscientização e engajamento ampliados. Cada evento foi pensado como uma oportunidade de reiterar a missão da AFPESP, transmitir seus valores, proporcionar uma experiência positiva e aprimorar o relacionamento entre seus integrantes. Durante o período foram realizados os tradicionais almoços para celebrar datas importantes do calendário comemorativo, festas e demais reuniões presenciais. Em razão da pandemia, muitas atividades migraram para o mundo digital, assumindo novos formatos, mas com o mesmo espírito de união, promovendo o incentivo para superar o momento de crise. Também foram realizadas campanhas em prol da saúde e demais ações que estimulam a qualidade de vida, como o Circuito de Caminhadas; a cultura, como o 5º Festival de Inverno, em Campos do Jordão; a gastronomia, como o Festival de Sabores AFPESP; o conhecimento, como os ciclos de palestras sobre diferentes temas; e a responsabilidade social, com inúmeras campanhas voltadas a esta finalidade. No período também foram realizadas cerimônias para inaugurar diversas unidades de lazer e regionais no estado de São Paulo e de Minas Gerais.

As ações do departamento de Marketing da AFPESP vêm ganhando destaque com a digitalização, a partir da distribuição de conteúdo em diferentes plataformas, o que possibilita democratizar o acesso à informação pelos associados e servidores públicos. Também foram implementadas estratégias de assessoria de imprensa que ampliaram a presença da associação nos grandes veículos de comunicação. Por meio desses canais, o departamento vem divulgando as diferentes ações e campanhas de responsabilidade social nas quais se engaja ao longo do ano, a exemplo da #UnidosUmPeloOutro, voltada para a arrecadação de valores que beneficiaram grupos com diferentes necessidades. No último ano, o departamento também coordenou a adoção da nova identidade visual da entidade e iniciativas em torno do aniversário de 90 anos da AFPESP. Além de ampliar a visibilidade da associação nas mídias sociais — o que inclui a entrada no Twitter e no Linkedin —, agregando um podcast e novos quadros ao canal no YouTube, o Marketing esteve à frente da transformação do jornal da entidade, a Nova Folha do Servidor Público, que se tornou 100% digital, do lançamento da newsletter “Servidor em Pauta”, da reformulação do portal de notícias da internet e da padronização da comunicação em todas as unidades, entre outras ações.

No período, o associativismo da AFPESP seguiu firme e forte na luta. E mesmo com as dificuldades advindas da pandemia, a Coordenadoria de Associativismo deu continuidade às ações pela manutenção dos direitos dos servidores públicos perante a sociedade e o Governo. Para que possa ser realizado, este trabalho conta com o apoio de outros departamentos e setores da associação, como o Marketing e a Ouvidoria, viabilizando o acesso às demandas dos associados. Assim, foram realizadas palestras informativas sobre questões jurídicas, administrativas e trabalhistas que venham a impactar os servidores públicos. A Coordenadoria de Associativismo foi participante ativa de movimentos que lutam contra a derrubada de direitos, nos âmbitos municipal, estadual e federal. Além disso, fortalecendo sua representatividade, a AFPESP filiou-se à Confederação Nacional dos Servidores Públicos (CNSP) e à Federação das Entidades dos Servidores Públicos do Estado de São Paulo (Fespesp), também atuando em conjunto com sindicatos e demais atores sociais engajados nas mesmas lutas.

Um setor fundamental para o suporte técnico nas operações de todas as áreas da gestão é o da Tecnologia da Informação, que em 2021 focou em inovação aliada à transformação digital. Uma das soluções é a implementação de macroprocessos nas áreas de compras, estoque, contas a pagar, contabilidade, controle orçamentário e projetos com a finalidade de aprimorar métodos de trabalho e reduzir falhas operacionais. Também vêm sendo agregadas ferramentas que aumentam a eficiência operacional e transparência na gestão das unidades de lazer em relação à gestão hoteleira e ao controle do consumo dos associados. Uma grande novidade foi o desenvolvimento do aplicativo AFPESP Digital. Foram também modernizadas as catracas de acesso dos associados, garantindo mais conforto e segurança também de colaboradores e visitantes. E com o novo Portal da AFPESP, a área de TI proporciona maior segurança e proteção de dados — o portal tem nova identidade visual, mais moderna, simplificada e intuitiva. Essa área tem atuado também para a melhoria contínua da infraestrutura de dados e da segurança da informação.